Informativa in merito al trattamento dei dati personali whistleblowing

Ai sensi degli artt. 12 e seguenti del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR” o “Regolamento”), ed in generale in osservanza del principio di trasparenza previsto dal Regolamento medesimo, si forniscono le seguenti informazioni in merito al trattamento dei dati personali (cioè di qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile: “Interessato”) connessi all’utilizzo del canale di segnalazione cd. Whistleblowing.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento (cioè il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali) è Daldoss Elevetronic S.p.A. (“Titolare”), con sede in via al Dos de la Roda, 18 Pergine Valsugana (TN), C.F. 01654330222, tel. 0461 518611, e-mail privacy@daldoss.com

2. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali vengono trattati per la gestione del procedimento di Whistleblowing secondo la normativa, incluse le verifiche della segnalazione, l’interlocuzione con il segnalante, l’adozione di provvedimenti conseguenti all’istruttoria sulla segnalazione, la tutela, anche giudiziale, dei diritti.

3. TIPOLOGIA DEI DATI TRATTATI E MODALITÀ DI RACCOLTA, E SOGGETTI INTERESSATI

I dati oggetto di trattamento sono quelli derivanti dal contenuto della segnalazione e possono riguardare quindi qualunque categoria di dato personale.
I dati sono reperiti presso l’Interessato segnalante (contenuto della segnalazione ed eventuali successive interlocuzioni) o attraverso le indagini della conseguente istruttoria.
Gli Interessati sono il segnalante e i soggetti eventualmente oggetto, anche indiretto, della segnalazione.

4. OBBLIGATORIETÀ O MENO DEL CONFERIMENTO E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Non vi è un obbligo giuridico di conferire i dati personali, ma il mancato conferimento inciderà sulla possibilità di dare corso, totalmente o comunque in maniera adeguata, alla segnalazione.
La base giuridica del trattamento è adempimento di obbligo di legge (normativa in materia Whistleblowing, inclusi L. 179/2017 e D.Lgs. 24/2023) e legittimo interesse del Titolare a tutelare alla tutela della legalità in azienda. Rimane ferma la necessità di consenso per la comunicazione dei dati del segnalante nei casi previsti dall’art. 12, paragrafi 2 e 5 del D.Lgs. 24/2003 e per la documentazione nei casi previsti dall’art. 14, paragrafi 2 e 4 del medesimo Decreto.

5. MODALITÀ DI TRATTAMENTO E CONSERVAZIONE

Il trattamento sarà effettuato:
– mediante l’utilizzo di sistemi manuali e automatizzati;
– da soggetti o categorie di autorizzati all’assolvimento dei relativi compiti;
– con l’impiego di misure adeguate a garantire la riservatezza dei dati ed evitare l’accesso agli stessi da parte di terzi non autorizzati.
I dati saranno conservati per il solo periodo necessario al conseguimento delle finalità indicate; ordinariamente (quindi, ad esempio, in assenza di contenziosi), pertanto, i dati non saranno conservati oltre i cinque anni successivi alla conclusione dell’istruttoria relativa alla segnalazione.
Non vi sono processi decisionali automatizzati.

6. COMUNICAZIONE DEI DATI

I dati raccolti ed elaborati potranno essere comunicati, esclusivamente per le finalità sopra specificate, a:
– tutti i soggetti cui la facoltà di accesso a tali dati è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi (es. Autorità giudiziaria);
– dipendenti, collaboratori, fornitori del Titolare, nell’ambito delle relative mansioni e/o obblighi contrattuali relativi alla gestione della procedura Whistleblowing; tra i soggetti della struttura organizzativa del Titolare si indicano ad esempio le funzioni addette alla ricezione, esame e valutazione delle segnalazioni; tra i fornitori del Titolare si indicano a titolo esemplificativo i consulenti legali e le società di servizi informatici, specificando in particolare che la procedura di segnalazione avviene attraverso la piattaforma software della società NTS Project S.p.A., con sede a Bastia Umbria (PG), designata quale Responsabile del trattamento;
– Autorità pubbliche a cui può essere fatta denuncia dei fatti segnalati.
Si ricorda poi che, ai sensi dell’art. 12 D.Lgs. 24/2023 l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del Regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e che nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
I dati non sono soggetti a diffusione.

7. LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei dati personali avviene sul territorio dell’Unione Europea. Non vi è intenzione di trasferire i dati al di fuori del territorio dell’Unione Europea.

8. DIRITTI DELL’INTERESSATO

Il GDPR attribuisce all’Interessato l’esercizio dei seguenti diritti con riferimento ai dati personali che lo riguardano (la descrizione sintetica è indicativa, per la completa enunciazione dei diritti, comprese le limitazioni degli stessi, si rimanda al Regolamento, ed in particolare agli artt. 15-22):
– accesso ai dati personali (l’Interessato ha il diritto di avere gratuitamente le informazioni in merito ai dati personali che lo riguardano detenuti dal Titolare ed al relativo trattamento, nonché di ottenerne copia in formato accessibile);
– rettifica dei dati personali (su segnalazione dell’Interessato, correzione o integrazione dei dati personali –non espressione di elementi valutativi– non corretti o imprecisi, anche divenuti tali in quanto non aggiornati);
– cancellazione dei dati personali (diritto all’oblio) (ad esempio, i dati non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o trattati; sono stati trattati illecitamente; devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale; l’Interessato ha revocato il consenso e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento; l’Interessato si oppone, sussistendo le condizioni, al trattamento);
– limitazione del trattamento (in determinati casi –contestazione dell’esattezza dei dati, nel tempo necessario alla verifica; contestazione della liceità del trattamento con opposizione alla cancellazione; necessità di utilizzo per i diritti di diritti di difesa dell’Interessato, mentre essi non sono più utili ai fini del trattamento; se vi è opposizione al trattamento, mentre vengono svolte le necessarie verifiche– i dati verranno conservati con modalità tali da poter essere eventualmente ripristinati, ma, nel mentre, non sono consultabili dal Titolare se non appunto in relazione alla verifica della validità della richiesta di limitazione da parte dell’Interessato, o con il consenso dell’Interessato o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa in giudizio di un diritto in sede giudiziaria o per tutelare i diritti di altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell’Unione o di uno Stato membro);
– opposizione in tutto o in parte, per motivi connessi alla situazione particolare dell’Interessato, al trattamento effettuato sulla base del legittimo interesse.
Si evidenzia tuttavia che l’esercizio di tali diritti trova nella presente fattispecie la limitazione di cui all’art. 2undecies D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy) quando da esso possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte. L’esercizio dei medesimi diritti potrà, in ogni caso, essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’Interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’Interessato. Si informa che, in tali casi, i diritti dell’Interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui all’articolo 160 del Codice Privacy.
L’Interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati personali nel caso in cui ritenga che il trattamento che lo riguarda violi quanto prescritto dalla normativa sulla tutela dei dati personali; il Garante per la protezione dei dati personali è contattabile tramite i recapiti indicati nel Sito dell’Autorità medesima “www.garanteprivacy.it”. Vorremmo in ogni caso avere l’opportunità di affrontare preventivamente ogni perplessità degli Interessati, che potranno rivolgersi all’indirizzo e-mail privacy@daldoss.com o agli altri dati di contatto del Titolare sopra indicati per ogni chiarimento relativo al trattamento dei dati personali che li riguardano e per l’esercizio dei relativi diritti.